Подписание договора

Очень часто стороны в силу различных обстоятельств не могут совершить договор выполненный в виде одного документа подписанного сторонами при совместном присутствии.

Если договор подписан в виде одного документа присутствующими уполномоченными сторонами, вопросов, проблем и сомнений не возникает. Возможно подписание договора альтернативными способами, если такой альтернативный порядок был ранее предусмотрен сторонами или между контрагентами сложились длительные отношения по предыдущим договорам, которые позволяют избежать любых сомнений.

Если подписать договор надлежащим классическим способом невозможно, но сторонам необходимо быть уверенными в намерениях друг друга, подготовьте предварительный договор о заключении в будущем необходимого договора, после прекращения обстоятельств препятствующих его заключению в настоящее время, вы сможете подписать его надлежащим способом, это позволит вам избежать существенного материального ущерба. Гражданский кодекс четко определяет порядок совершения договора - сделка совершается в письменной форме, одним документом подписанного уполномоченными сторонами, электронный порядок совершения сделки должен обеспечить сохранение неизменного вида (без возможности внесения изменений и дополнений), способ подписания документа позволяет определить лицо, которое его подписало.

Первый вопрос, возникающий у сторон - как определить достоверно кто подписал договор.

Способы определения лица, подписавшего документ устанавливается правовыми актами и соглашением сторон. Поэтому стороны вправе сами установить способ и порядок достоверного определения лиц, например, заключить соглашение об обмене документами в текстовом виде или сканированном с конкретных электронных адресов, в том числе поступивший в таком порядке текст документа всегда будет считаться подписанным направившим его лицом.

Гражданское законодательство прямо устанавливает виды сделок, совершение которых возможно в электронной форме, это: розничные договоры, по которым может быть выдан электронный чек (который в свою очередь может быть проверен в открытых источниках ФНС); продажа товаров в сети интернет является публичной офертой; договор номинального счета; договор страхования; трудовой договор с сотрудником выполняющим работу удаленно.

Обмен электронными образами (сканированными документами) – по смыслу действующего законодательства не признается электронным документом, поэтому всегда требуется последующий обмен оригиналами документов, направленных сторонами в виде электронного образа.

Необходимость такого порядка подтверждается судебной практикой, которая выработала следующие критерии разрешения споров, связанных с таким порядком совершения договоров. Во-первых, договор признается заключенным если стороны не оспаривают его совершения; во-вторых, при оспаривании одной стороной факта совершения договора доказательством его совершения судами принимаются любые доказательства совершения оспаривающей стороной действий, направленных на исполнение такого договора; в-третьих, при отсутствии электронной переписки, доказательств исполнения договора оспаривающей стороной – скан договора, судами признается, как не заключенный договор.

Таким образом, стороны предварительно должны предусмотреть порядок допускающий в качестве надлежащего способа - обмен сканами документов (электронными образами).

Некоторые компании после первого обращения (контакта) с потенциальным контрагентом, клиентом, партнером направляют в электронном виде Соглашение об обмене электронными образами документов, с последующим его получением в оригинале, также организации вправе разместить на своем сайте Порядок организации электронного информационного взаимодействия и получить от потенциального контрагента согласие о его принятии и соблюдении (в оригинале).

В любом случае электронный документооборот электронными образами (сканированными документами) требует предварительного совершения договора, соглашения или подтверждения принятия правил, признающих такой порядок надлежащим.

Простая электронная подпись – создается конкретной системой в которой она используется, представляет собой логин, пароль и код, подтверждающий совершение действия конкретным лицом. Например, при использовании интернет банкинга, сайтов государственных услуг. Однако, юридическую силу такие действия приобретают только после совершения сторонами письменного соглашения или получения/направления пользователем заявления/подтверждения позволяющим достоверно идентифицировать лицо (например, письма регистрации на почте), давшее согласие на признание такого порядка надлежащим.

Неквалифицированная электронная подпись – в правовом смысле эдентична электронной простой подписи, но вместо логина, пароля и/или кода подтверждения (смс кода), лицо совершающее действие использует ключ, созданный с помощью специального шифрования, получаемый в специализированном центре, он храниться на физическом носителе, в т.ч. в компьютере, он и создает электронные подписи для конкретных документов. Вместе с ключом в удостоверяющий центр выдает ключ, доступный контрагентам, но может быть проверен на подлинность поскольку соответствует закрытому ключу. Для признания документа совершенному с использованием неквалифицированной подписи, требуется соглашение сторон о взаимном признании такого способа надлежащим.

Сам по себе порядок подписания, очень простой, после создания документа, например, в редакторе Word, в пункте меню выбирается действие «подписать», документ становиться нередактируемым, а в свойствах можно увидеть, кем и когда он был подписан, возможно подписание документа несколькими лицами.

Квалифицированная электронная подпись – способы и порядок создания и такой же, как и у неквалифицированной подписи, ее отличие в том, что у вас имеется сертификат на всех видах носителей; в соответствии с приказом ФСБ России № 795 от 27.12.2011 г., система сертифицирована ФСБ РФ; удостоверяющий центр имеет аккредитацию в Минкомсвязи РФ.

Объективная необходимость в квалифицированной подписи возникает исключительно в случаях, взаимодействия с ФНС, участия в государственных или муниципальных торгах связанных с обеспечением нужд; на электронных площадках; при совершении трудовых договоров с работниками вне места расположения работодателя. В остальных заключения коммерческих договоров, оформления доверенностей, передачи писем, документов порядок законодательно не урегулирован, использование квалифицированной подписи соответствует обязательным требованиям, предъявляемых к подписанию документов.

Обязанность использования электронной подписи предусмотрена только ФЗ РФ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».

Подписать договор/документ можно в специальных системах и программах, например, на электронной площадке или на сайтах компаний, если у них установлен необходимый функционал, для этого необходимо зарегистрироваться и установить требуемое программное обеспечение.

Подписать документ возможно в системах Oracle или MS Dynamics, SAP или Контур. Диадок, на сайте Госуслуг. В программах, установленных на компьютер - КриптоАРМ, в сервисах Контур.Крипто.

Гражданским кодеком РФ упомянуто в качестве возможного способа подписания - использование факсимиле, но только в тех случаях, которые предусмотренны “законом”, правовыми актами или соглашением между сторонами. Уточнения по этому вопросу достаточно категорично были даны ФНС РФ в письме от 01.04.2004 г. № 18-0-09/000042@ о том, что использования факсимиле действующим законодательством не предусмотрено, применение факсимиле возможно только по соглашению сторон, при этом категорически не допускается использование факсимиле для оформления доверенностей и любых документов, имеющих финансовые последствия.